Eine Anfrage kommt herein
Das Angebot ist schon vorbereitet.
KAAI erkennt den Kunden, versteht die Anfrage und bereitet das passende Angebot vor.
→ Angebotsentwurf zur PrüfungDein Unternehmen.
Eine KI. Alles verbunden.
KAAI kennt deine E-Mails, Kunden, Angebote, Rechnungen, Termine und dein Unternehmenswissen – und bereitet vor, was als Nächstes zu tun ist.
Keine Kreditkarte · Keine automatische Verlängerung
Kontrollzentrum
Öffne KAAI. Sieh, was wichtig ist.
Morgens öffnest du KAAI – und KAAI hat bereits zusammengesucht, was heute in deinem Unternehmen ansteht. Keine Suche über fünf Programme.
- Was braucht dich heute?Neue E-Mails, wartende Angebote, heutige Termine und überfällige Rechnungen – an einer Stelle.
- Was liegt schon bereit?Entwürfe für Angebote, Rechnungen und E-Mail-Antworten, die nur noch deine Prüfung brauchen.
- Was kannst du direkt erledigen?Ganz oben steht, was deine Freigabe braucht – ein Klick, und du bist dort, wo du es erledigst.
- Was darf nicht liegen bleiben?KAAI meldet sich, wenn eine Rechnung überfällig wird, und bietet die Zahlungserinnerung gleich als Entwurf an – auch zwischendurch, nicht nur am Morgen.
So arbeitet KAAI
Von der Anfrage zum Angebot. Ohne Kopieren.
Ein typischer Ablauf – KAAI übernimmt das Zusammensuchen und Vorbereiten, die Entscheidung bleibt bei dir.
Anfrage kommt rein
Eine E-Mail landet in deinem Postfach.
„Können Sie uns ein Angebot für die Wartung schicken?“
KAAI erkennt den Kontext
Kunde, bisherige Angebote, Konditionen und Kundenregeln.
Huber Haustechnik · Stammkunde · letzter Auftrag März
Angebot wird vorbereitet
Mit Kundendaten und passenden Positionen – als Entwurf.
3 Positionen · Kundenregeln berücksichtigt
Du prüfst
Anpassen, ergänzen oder verwerfen. Du hast das letzte Wort.
Entwurf geprüft ✓
Senden
Angebot als PDF, Antwort-E-Mail vorbereitet – du gibst den Versand frei.
E-Mail mit PDF · wartet auf Freigabe
Warum nicht einfach ein KI-Chat?
ChatGPT kennt deine Frage.
KAAI kennt dein Unternehmen.
Allgemeine KI-Chats sind stark im Formulieren. Für die Arbeit in deinem Unternehmen fehlt ihnen aber der Zusammenhang – den musst du jedes Mal selbst mitliefern.
Allgemeiner KI-Chat
Hilfreich für Texte und Ideen.
- Du kopierst E-Mail, Kundendaten und Preise hinein
- Jede Unterhaltung beginnt ohne Vorwissen über deine Kunden
- Das Ergebnis überträgst du selbst in deine Programme
- Offene Vorgänge musst du selbst im Blick behalten
KAAI
Arbeitet im Kontext deines Unternehmens.
- Kennt Kunden, Verlauf, Angebote und Rechnungen bereits
- Verbindet E-Mails, Termine und Wissen miteinander
- Legt Entwürfe direkt dort an, wo sie hingehören
- Meldet sich, wenn etwas liegen bleibt
KundenE-MailsAngeboteRechnungenTermineErinnerungenUnternehmenswissen
Im Alltag
Nicht Funktionen. Ergebnisse.
Ein Kunde fragt nach seinem Auftrag
Der Verlauf liegt sofort vor dir.
KAAI kennt E-Mails, Angebote, Rechnungen und Notizen zu diesem Kunden und liefert den nötigen Kontext.
→ Antwort mit vollem KontextEine Rechnung ist überfällig
Die nächste Aktion ist vorbereitet.
KAAI erkennt die überfällige Zahlung und bereitet die Zahlungserinnerung vor – bevor du selbst daran denken musst.
→ Mahnung zur FreigabeDu startest in den Tag
Du siehst, was heute wirklich zählt.
Das Briefing sagt dir in einer Zeile, was heute ansteht – offene Freigaben, Termine, neue E-Mails – und führt direkt dorthin.
→ Tagesübersicht beim ÖffnenEin Workspace
Ein Workspace statt vieler Einzellösungen.
Alles, was KAAI verbindet, liegt an einem Ort – und du kannst jederzeit direkt darin arbeiten.
InboxE-Mails automatisch einordnen, Antworten vorbereiten
Firmen & KontakteKundenmanagement mit Verlauf und Kundenregeln
AngeboteEntwürfe, PDF und Versand nach Freigabe
AufträgeLeistungen, Zeiten und Kosten je Auftrag
RechnungenAus Angeboten und Aufträgen, mit Zahlungserinnerungen
EingangsrechnungenBelege aus E-Mail oder Upload erfassen
KalenderTermine und Terminanfragen im Blick
ErinnerungenRückrufe und Fristen, die nicht liegen bleiben
WissenKonditionen und Abläufe, die KAAI mitnutzt
BuchhaltungsexportBelege gesammelt für deine Buchhaltung
Kontrolle & Vertrauen
KAAI arbeitet vor.
Du entscheidest.
KAAI ist kein blinder Autopilot. KAAI sucht zusammen, erkennt und bereitet vor – was nach außen geht, gibst du frei.
Kein blinder Autopilot.E-Mails entstehen als Entwurf und werden erst nach deiner Freigabe versendet. Rechnungen und Zahlungserinnerungen legt KAAI im Chat nur nach deiner Bestätigung an.
✓
Vorschläge statt blinder AktionenDu siehst, was KAAI vorbereitet hat, und entscheidest selbst.
✓
Rollen und BerechtigungenBuchhaltungsdaten sehen nur Personen, denen du den Zugriff gibst.
✓
Hosting in DeutschlandDie Anwendung läuft auf Servern in der EU (Hetzner, Deutschland).
✓
Transparente KI-VerarbeitungWelche Daten für KI-Funktionen verarbeitet werden, steht offen in der Datenschutzerklärung. Über die API übermittelte Daten werden laut Anbieter nicht zum Training verwendet.
✓
AVV direkt verfügbarDen Auftragsverarbeitungsvertrag kannst du jederzeit einsehen.
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Entwickelt in ÖsterreichFragen gehen direkt an das KAAI-Team: info@kaai.at
Für wen
Für kleine Unternehmen und Teams, bei denen Kundenarbeit wichtiger ist als Büroarbeit.
AgenturenIT-DienstleisterBeratungTechnische DienstleisterHandwerksbetriebeKleine B2B-Unternehmen
KAAI wird von Michael Kasteneder entwickelt – aus der Praxis rund um Digitalisierung, KI und Geschäftsprozesse in kleinen und mittelständischen Unternehmen.
Weniger Verwaltung.
Mehr Zeit für dein eigentliches Geschäft.
Hol dir die Zeit zurück, die heute in Suchen, Kopieren, Nachfassen und Administration verschwindet. Lege deinen Workspace an und teste KAAI mit deinem eigenen Unternehmen.
Keine Kreditkarte · Keine automatische Verlängerung
Nach dem Test: 30 € pro Benutzer und Monat zzgl. USt · taggenau abgerechnet · monatlich kündbar